Kinder vakantie werk Eerde

Privacybeleid Kindervakantiewerk Eerde

Als Kindervakantiewerk verwerken wij persoonsgegevens om de Kindervakantie werk activiteiten te kunnen organiseren, uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze deelnemers en hun ouders/verzorgers. De gegevens van onze deelnemers worden schriftelijk opgenomen tijdens de inschrijving en bewaard door maximaal twee personen in onze organisatie. Deze gegevens worden niet beschikbaar gesteld aan derden en zullen na de KVW worden vernietigd.

We gaan met de grootste zorgvuldigheid om met uw gegevens. Middels dit privacybeleid willen we u inzicht geven in onze omgangsregeling met uw persoonlijke gegevens. Ons privacy statement is niet van toepassing op de websites van derden die d.m.v. links met onze website zijn verbonden. Wij aanvaren geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de wijze waarop deze derden omgaan met persoonsgegevens. Daarom adviseren wij u om altijd op de hoogte te zijn van het privacybeleid op deze website.

Deelnemers registratie
Ieder jaar houden we opnieuw inschrijvingen. Degenen die aan dat jaar willen deelnemen, schrijven zich persoonlijk in op een van de inschrijfavonden. Deze gegevens (naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en medische gegevens) worden als hardcopy opgeslagen in onze administratie. Maximaal twee van onze bestuursleden hebben hier toegang tot. Deze gegevens worden over gezet in een Excel lijst welke als overzichtslijst tijdens de Kindervakantiewerk dagen op het terrein in een map beschikbaar is die voor de organisatie en de EHBO’ers toegankelijk is. Deze Excel lijst zal niet digitaal gedeeld worden, en is alleen beschikbaar op de computer van de maximaal twee leden van de organisatie, waarvan één ook de hardcopies bezit. Na de Kindervakantiewerk dagen worden de formulieren en de overzichtslijst vernietigd. De Excel file blijft ongeveer een half jaar bewaard zodat het kan worden gebruikt als basis van de inschrijvingen van het jaar erna. .

De namen van alle deelnemers worden vermeld in het programmaboekje zodat het voor de deelnemers duidelijk is wie er in welke groepjes zitten. Er zullen geen verdere gegevens gedeeld worden naast de naam van de deelnemers.

Vrijwilligers registratie
De vrijwilligers die zich ingeschreven hebben worden genoemd in het programmaboekje zodat zij weten wanneer zij welke programma's of groepjes begeleiden. Telefoonnummers van de vrijwilligers zullen beschikbaar zijn voor de organisatie en de EHBO’ers tijdens de dagen zelf, maar niet gepubliceerd worden. Deze gegevens (naam, leeftijd, contactgegevens) worden als hardcopy opgeslagen in onze administratie. Maximaal twee van de organisaie hebben hier toegang tot. Deze gegevens worden over gezet in een Excel lijst welke als overzichtslijst tijdens de Kindervakantiewerk dagen op het terrein in een map beschikbaar is die voor de organisatie en de EHBO’ers toegankelijk is. Deze Excel lijst zal niet digitaal gedeeld worden, en is alleen beschikbaar op de computer van de maximaal twee leden van de organisatie, waarvan één ook de hardcopies bezit. Na de Kindervakantiewerk dagen worden de formulieren en de overzichtslijst vernietigd. De Excel file blijft ongeveer een half jaar bewaard zodat het kan worden gebruikt als basis van de inschrijvingen van het jaar erna.

Gebruik van gegevens

We gaan met zorg om met alle gegevens. Deze zullen onder geen beding aan derden worden verstrekt. Er zijn verschillende situaties waarbij we de gegevens zullen gebruiken:

Indien zich calamiteiten voordoen waarbij de organisatie of EHBO het nodig acht om de contact informatie en/of medische gegevens te raadplegen.

Tijdens de overnachting zullen de gegevens voor de nachtwakers beschikbaar zijn.

Tijdens de evaluaties houden we de lijst bij de hand om te kunnen controleren welke kinderen medische problemen hebben waar de leiding eventueel rekening mee moet houden en om eventuele problemen met kinderen bij te houden.

Financiële gegevens

KVW Eerde heeft niet de beschikking over financiële gegevens van de deelnemers. Inschrijven kan alleen gebeuren met contante betaling.

Beeldmateriaal

Via het inschrijfformulier vragen wij ouder(s) en/of verzorger(s) om toestemming voor het plaatsen van foto’s en video’s van leden op onze Facebookpagina, website en lokale bladen. We zullen onze leden hier nooit bij naam noemen. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u contact opnemen met de organisatie.

Communicatie

Het privacybeleid van Kindervakantiewerk Eerde is terug te vinden via www.kvw-eerde.nl en op te vragen via info@kvw-eerde.nl

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek worden de betrokken deelnemers direct geïnformeerd over wat met hun gegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Kindervakantiewerk Eerde binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via info@kvw-eerde.nl

Gedragscode vrijwilligers KinderVakantieWerk Eerde

Veel grenzen in het contact tussen vrijwilligers en deelnemers aan de activiteiten van verenigingen en/of stichtingen zoals KVW Eerde zijn niet eenduidig. De ene deelnemer vindt een aai over de bol prettig, een ander kind vindt het niet prettig om te worden aangeraakt. Hierover kunnen nooit exacte grenzen worden afgesproken die voor alle deelnemers en in alle situaties gelden. Maar er is wel één heel duidelijke grens en dat is de grens dat seksuele handelingen en contacten tussen vrijwilligers en kinderen, die bij ons komen, absoluut ontoelaatbaar zijn! Ook in het wetboek van strafrecht is iedere seksuele toenadering naar jeugdigen onder de 16 jaar strafbaar gesteld.

Daarom hebben wij als KVW Eerde voor al onze vrijwilligers een gedragscode opgesteld. De gedragscode bestaat uit twee delen: regels die bijdragen aan een open, transparante en veilige omgeving voor kinderen én vrijwilligers en de omschrijving van seksueel grensoverschrijdend gedrag die het uitgangspunt is van het sanctiebeleid dat door het bestuur wordt gevoerd. Wanneer je bij ons komt meehelpen, als vrijwilliger of stagiair(e), verwachten wij dat je deze gedragscode volgt en volgens de gedragscode zult handelen.

De gedragsregels voor vrijwilligers:

De begeleider moet zorgen voor een omgeving en een sfeer waarbinnen ieder kind zich veilig en gerespecteerd voelt.
De begeleider onthoudt zich ervan de kinderen te bejegenen op een wijze die de kinderen in zijn waardigheid aantasten.
De begeleider dringt niet verder door in het privéleven van de kinderen dan functioneel noodzakelijk is.
De begeleider onthoudt zich van elke vorm van seksuele benadering en misbruik ten opzichte van de kinderen.
De begeleider mag de kinderen niet op zodanige wijze aanraken, dat deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard ervaren zal worden.
De begeleider zal tijdens de activiteiten zeer terughoudend en met respect omgaan met kinderen en de ruimtes waarin zij zich bevinden.
De begeleider heeft de plicht de kinderen naar vermogen te beschermen tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en seksueel grensoverschrijdend gedrag en zal er actief op toezien dat de gedragscode door iedereen die bij de kinderen is betrokken, wordt nageleefd.
Indien de begeleider gedrag signaleert dat niet in overeenstemming is met deze gedragscode en bij vermoedens van seksueel grensoverschrijdend gedrag, is hij verplicht hiervan melding te maken bij de daarvoor door het bestuur aangewezen vertrouwenspersonen
In die gevallen waar de gedragscode niet (direct) voorziet, of bij twijfel over de toelaatbaarheid van bepaalde gedragingen ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de begeleider in de geest van de gedragscode te handelen en zo nodig daarover in contact te treden met een van de door het bestuur aangewezen vertrouwenspersonen.

Omschrijving seksueel grensoverschrijdend gedrag met kinderen:

Onder seksueel grensoverschrijdend gedrag verstaan wij: Enige vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie (duiding) dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd en / of andere handelingen of gedragingen die strafbaar zijn volgens het Wetboek van Strafrecht.

Gedragingen die volgens de bovenstaande omschrijving vallen onder seksueel grensoverschrijdend gedrag, zullen tot uitsluiting van de activiteiten resulteren.

Seksueel grensoverschrijdende gedragingen met kinderen waarvan het bestuur oordeelt dat deze vallen onder het Wetboek van Strafrecht, zullen bij politie/justitie worden gemeld.

Ten alle tijden kan contact opgenomen worden met de door de organisatie aangewezen vertrouwenspersonen mbt de gedragscode of het (vermoedelijk) niet volgen hiervan.

Vertrouwenspersonen:

Marco van der Heijden (06-12984627)

Cynthia van Oorschot (06-41350179)